記住，雖然很多細節還不能確定，但在理想狀態下，你起碼可以提前一年策劃你的活動。是的，在6個星期內組織1000人以上的重要活動是有可能的， 但總是要付出代價的。你可能找不到最合適的會場，聯系不到最好的娛樂節目。既然可以提前策劃，你為什么卻但求其次呢?

    在決定需要花多少時間策劃時，列出你所需要的全部項目，規劃出每個項目要占用的時間。在行動開始時要考慮到你的最終目標。哪些事必須做到，才能使活動圓滿舉行?在日歷上以倒計時的方式標出預期的活動日程。時間上要留有余地。應該花費一定的時間來考慮并確定符合實際的時間安排。

    給自己足夠的時間贏取最佳效果。有沒有什么因素會使你無法在截止日 期前完成工作?比如，節假日期間供應商休息或者截止日期之間有沖突都會影響你的進程。印刷公司按慣例會在七月的最后兩周休假。你一定要注意你的供應商的時間安排，把這個因素考慮在內。通常情況下，夏天不適宜舉辦活動——連媒體都在休假。

    在你進行重要策劃的階段和截止日期到來時，會不會有一些重要人物難以邀請到，或者不在辦公室?會不會因為是年末而對時間安排有什么影響?

    有一個為籌款而舉辦的演出活動，擬用3個月的時間去尋找活動會場和贊助商、安排娛樂和印刷方面的事宜，以及賣出5000張5000元面額的入場券。他們一次次召開會議，最后決定推遲活動日期，原因是他們發現，只用3個月策劃的活動不可能成功。他們將找不到合適的地點和一個有觀眾號召力的專業演員。此外，活動日程也無法安排出來(活動日程應考慮到新學年剛開始和重大節日等影響活動計劃的因素)最后他們修改了計劃，留出充裕的時間來合理策劃，以確保找到贊助商以及聯絡有名氣的演員。

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