列出會(huì)議必須完成的每個(gè)目標(biāo)。這份名單將確定會(huì)議議程。確定要呈現(xiàn)的主題，選擇要呈現(xiàn)的主要消息，以及應(yīng)該傳達(dá)的當(dāng)前和潛在問題。保持主題數(shù)量少，以呈現(xiàn)統(tǒng)一的信息。為年會(huì)策劃準(zhǔn)備劇本。從頭到尾，寫下每一個(gè)必須發(fā)生的細(xì)節(jié)，時(shí)間和一分鐘。這將確保實(shí)現(xiàn)所有目標(biāo)，同時(shí)保持控制并防止會(huì)議持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，這肯定會(huì)惹惱股東和客人。
2、年會(huì)活動(dòng)詳細(xì)的任務(wù)分配
以時(shí)間表和檢查格式記錄所有任務(wù)分配，顯示負(fù)責(zé)完成的截止日期和組織者。軟件可以自動(dòng)保存該記錄，并根據(jù)需要更新打印的分配和報(bào)告。選擇并簡(jiǎn)要介紹。選擇演示者并盡早使用他們來概述他們的腳本。
3、準(zhǔn)備一份年會(huì)策劃問題清單
列出可能的問題并準(zhǔn)備對(duì)答案的全面研究將有助于主持人參加年會(huì)。創(chuàng)建控制手冊(cè)。控制手冊(cè)是年度會(huì)議及其前后所有相關(guān)事件的所有信息的中央存儲(chǔ)庫(kù)。
至少應(yīng)包括年會(huì)策劃的日期、時(shí)間和地點(diǎn)；劇本；議程；所有發(fā)言；體育運(yùn)動(dòng)；新聞稿和其他公共通訊；代理安排；與供應(yīng)商的安排；所有參與者、計(jì)劃者和供應(yīng)商的聯(lián)系信息；控制手冊(cè)有幾個(gè)目的來確保所有組織者都使用相同的游戲。以便隨時(shí)向所有組織者提供關(guān)鍵信息，并成為未來年度會(huì)議的指南，這樣組織者就可以參與進(jìn)來，而且必須重新發(fā)明輪子。
4、制定年會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急計(jì)劃
如果不是不可能，完美的事件是罕見的。如果主要主持人生病了怎么辦?如果會(huì)議因火災(zāi)、電力或其他緊急情況而中斷，會(huì)發(fā)生什么?
5、創(chuàng)建年會(huì)活動(dòng)議程簿
所有出席、提出或借出動(dòng)議或以其他方式積極參加年會(huì)的人都使用議事日程。議程書應(yīng)該包括議程和劇本，但也應(yīng)該包括個(gè)人定制的材料，如演講者的演講文本或提出議案的說明。列出詳細(xì)的客人名單。
6、使年會(huì)活動(dòng)成為高質(zhì)量的媒體活動(dòng)
對(duì)年會(huì)策劃公司的免費(fèi)正面報(bào)道可以帶來巨大的好處。邀請(qǐng)最有可能的媒體成員。準(zhǔn)備媒體包，包括年度報(bào)告、季刊、新聞稿、傳記、產(chǎn)品材料、照片或視頻以及其他你想包含在文章中的材料。
7、采訪官員和董事，為他們準(zhǔn)備一間特別的房間
如果你期待大眾媒體的報(bào)道，特別是敏感問題的報(bào)道，請(qǐng)尋求專家?guī)椭鷣砉芾硇侣劼?lián)系人。準(zhǔn)備會(huì)議室時(shí)不要注意細(xì)節(jié)。確保股東的舒適和良好印象符合公司的最佳利益。確保所有視聽設(shè)備，尤其是音響系統(tǒng)。
8、年會(huì)節(jié)目的排練
參與者應(yīng)該在年會(huì)上至少排練一次，以確保他們了解自己的角色和時(shí)間。主持人應(yīng)該用我的秒表來調(diào)整。創(chuàng)建后續(xù)列表。每項(xiàng)活動(dòng)都需要后續(xù)行動(dòng)。詳細(xì)的列表，如通訊組列表，將確保正確處理。報(bào)告。記錄好的想法、成功、解決方案和失敗，并在活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行討論。編寫一份關(guān)于從下一次年度會(huì)議中吸取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的報(bào)告，并提出建議。
經(jīng)營(yíng)一家公司需要很多時(shí)間、精力和奉獻(xiàn)精神。如果你需要關(guān)于如何召開年會(huì)策劃活動(dòng)的建議，或者只是你在會(huì)議上被允許討論的內(nèi)容，特別是關(guān)于機(jī)密事項(xiàng)，請(qǐng)聯(lián)系當(dāng)?shù)睾细竦哪陼?huì)策劃公司。
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